Le tampon de société : mentions obligatoires

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Lorsqu’on est chef d’entreprise, on est soumis à de multiples obligations. Notamment, la livraison de documents officiels, et ce, selon l’activité de l’entreprise. Afin de permettre une lisibilité plus efficace d’informations, un tampon de société est très recommandé. Le tampon lui-même n’est pas obligatoire, mais il est souvent apposé sur des documents officiels des mentions que l’on doit citer dessus, si l’on prend l’initiative d’en créer un. Voici ce qu’il faut savoir sur le tampon de société.

Définition d’un tampon de société

Le tampon de société encore appelé sceau commun, est un sceau unique qu’une entreprise utilise. Sa forme est généralement ronde d’un diamètre de 38 mm et peut contenir jusqu’à 50 caractères. Organisées en cercles, les mentions recommandées sur un tampon de société sont :

  • La dénomination de la société, son statut juridique (s’il s’agit d’une SAS, SASU, SARL…etc.)
  • L’adresse de la société
  • Son immatriculation
  • Les coordonnés de la société (téléphone, fax, adresse électronique…etc.)

Il n’y a pas de définition du tampon de société sous un aspect juridique, il n’est pas obligatoire. Il représente uniquement une annotation distinctive et originale qui permet la reconnaissance de la société.

A quoi sert le tampon de société ?

Pour une société, le tampon a différents avantages et bien d’utilités, il s’agit notamment de :

La praticité : la société étant obligée de délivrer des factures et des devis (selon le domaine d’activité). Il est également obligatoire de mentionner sur ces documents plusieurs informations, à la longue, les écrire manuscritement peut devenir contraignant. En effet, si la société délivre 10 factures par jour, elle devra écrire la même information 10 fois. L’utilisation d’un tampon de société supprimerait cette tâche ennuyante puisqu’il contient l’essentiel des informations.

La crédibilité : généralement, les collaborateurs préfèrent travailler avec les sociétés de confiance. C’est pourquoi la crédibilité est capitale pour le développement de l’activité de l’entreprise. Un tampon de société augmente ce paramètre.

L’information : mentionnée sur un document délivré par la société, le tampon donne toutes les informations sur cette dernière. Effectivement, le tampon de société comporte quelques mentions importantes sur l’entreprise. Il remplit alors une fonction d’information auprès des tiers.

L’identification : le cachet étant conçu spécialement au nom d’une société, il est unique et diffère de tous les autres. Le tampon de société joue alors un rôle important dans l’identification. En effet, il permet la reconnaissance et la différenciation de la société de ses concurrents.

Les mentions obligatoires sur les tampons de société

Lorsqu’une société décide de créer un tampon, elle doit y mentionner des informations particulières, celles-ci varient en fonction du type de l’entreprise, on note :

Pour les entreprises : en fonction de la destination (clients ou employés) du tampon, ses mentions varient.

Ainsi, pour les clients, le tampon doit comprendre sa dénomination sociale, l’adresse de son siège social, ses coordonnées, son statut juridique, le montant de son capital social, le RCS et le numéro SIRET, la TVA ainsi que l’immatriculation du dossier.

Si le destinataire est un employé, le tampon doit renseigner sur son utilisateur. Il doit indiquer par exemple le nom du financier, sa fonction, ainsi que ses coordonnées. La même chose est appliquée pour tous les autres cadres de l’entreprise disposant d’un tampon.

Les auto-entrepreneurs, quant à eux, doivent mentionner ces informations sur leur tampon d’entreprise :

  • La dénomination sociale.
  • L’adresse du siège social.
  • Le numéro SIRET de la société.

Le chef d’une auto-entreprise qui utilise un tampon peut également y insérer son code APE SCI ou code NAF.

Mentions supplémentaires du tampon de société

Des mentions en plus peuvent être inscrites sur un tampon de société. Elles dépendent de la situation de l’entreprise, si elle est basée à l’étranger, elle devra mentionner sa dénomination sociale, sa forme juridique, son adresse du siège social de l’entreprise, son immatriculation dans l’État où elle est basée, la TVA intracommunautaire.

Si elle est en location-gérance, le tampon doit alors faire apparaître les mêmes mentions qu’une société classique, il doit juste ajouter la précision « location-gérance » sur les factures ou les devis.

Si le directeur de l’entreprise est un gérant-mandataire, ceci doit être indiqué sur les documents officiels. Il doit alors indiquer « location-gérance » sur le tampon afin de tenir les tiers informés de ce détail.

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