Dématérialiser le papier en entreprise

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Le papier en 2018, c’est has been ! Cette tendance à minimiser la consommation de papier dans l’entreprise est plutôt une bonne nouvelle, même si nous sommes loin d’une organisation à « zéro papier ».

Cette utilisation de documents électroniques dématérialisés prend de plus en plus d’ampleur car beaucoup d’entreprises souhaitent améliorer leur productivité et se débarrasser des tâches répétitives et à faible valeur ajoutée. Les fonctions les plus touchées par cette méthode sont la consultation de comptes en ligne ou la réception de factures via courrier électronique.

Un autre point à relever : dématérialiser ses documents permet une économie évidente de papier, évite le gaspillage d’encre ainsi que les nombreux papiers perdus sans traçabilité. C’est certain, toutes les personnes de la comptabilité et de l’administratif qui sont encombrées de paperasse au quotidien approuvent cette nouvelle tendance !

Dématérialiser ses documents : objectif zéro papier

La dématérialisation de vos documents vous permettra de simplifier et d’optimiser vos différents flux d’information, et par conséquent d’améliorer votre productivité, de gagner du temps et de réduire vos coûts. Un bel avantage. En plus, cela permet de limiter les risques d’erreur tout en facilitant le partage de vos informations et apporte davantage de fluidité à vos échanges.

Une démarche de qualité à la recherche des 5 zéros : zéro stock, zéro défaut, zéro panne, zéro délai, zéro papier. 5 éléments importants, surtout quand il faut gérer une quantité assommante de factures clients et fournisseurs qui s’étalent sur plusieurs mois ou encore des contrats de travail par centaines, ce qui est le cas d’une entreprise. Néanmoins il est préférable d’assurer le bon fonctionnement de la dématérialisation en utilisant une structure de sauvegarde et de flux sécurisé. Des sociétés comme www.nomios.fr (spécialiste leader en France dans l’accompagnement des infrastructures réseaux et sécurités pour les professionnels) proposent des services sur mesure dans ce domaine.

En bref, tous vos documents importants seront numérisés et traçables en cas de perte, car une copie sera normalement toujours disponible. La seule difficulté que vous aurez sera peut-être l’élaboration d’un plan de classement qui permettra à vos collaborateurs de retrouver facilement toutes les factures et d’y accéder rapidement.

Les grands avantages de la dématérialisation pour les entreprises :

Outre le fait que la dématérialisation possède de nombreux avantages organisationnels, économiques et offre une meilleure gestion des documents, ce pravocédé va de pair avec une démarche écologique. Un sujet important dans notre société actuelle, qui cherche de plus à réduire son impact sur l’environnement.

Évidemment, il est encore difficile pour certaines entreprises de se passer de papier. Mais une réduction de la consommation de papier et un passage progressif au numérique sont toujours les bienvenus. D’autant que l’absence de papier évite de nombreux déplacements, ce qui est permet là encore de réduire l’empreinte écologique. À l’avenir, les solutions de dématérialisation pourront peut-être se manifester comme une véritable démarche de développement durable.

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