Comment réussir le transfert de bureaux de votre entreprise ?

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Les causes qui peuvent conduire à un déménagement d’entreprise sont diverses : problème d’espace, réduction de budget, besoin de plus de visibilité, etc. Quelle que soit la raison, il s’agit d’un projet important qu’il est nécessaire de préparer en amont. Voici nos conseils pour réussir un transfert de bureaux de votre entreprise.

Communiquer et organiser le déménagement

La première étape pour réussir un déménagement d’entreprise consiste à réaliser une communication efficace auprès de vos collaborateurs. Les dates auxquelles seront effectuées les opérations importantes comme l'empaquetage devront être communiquées à l’avance. Vous devez également leur indiquer l’adresse et la date du déménagement le plus tôt possible afin qu’il puisse se mettre dans les dispositions. Pensez également à informer les partenaires et visiteurs de l’entreprise, ainsi que les structures qui vous envoient régulièrement du courrier (factures, colis, …). Par ailleurs, la modification d’adresse doit figurer sur les documents officiels et le site web de la société.

De même, pour réussir votre transfert de bureaux, il est recommandé de mettre en place un système d’assistance au début. Ceci, dans le but de permettre aux salariés de savoir à qui s’adresser en cas de soucis (problème informatique, mauvaise installation, recherche de paquets, badge d’accès non-fonctionnel, etc.). Il s’agit d’un accompagnement efficace qui permet de gagner du temps via une bonne organisation.

Impliquer vos collaborateurs

Il n’est pas souvent évident pour les salariés de l’entreprise de se départir de leur cadre de travail initial auquel ils sont habitués. De ce fait, pour mieux leur faire accepter l’idée du changement, impliquez-les dans le choix de leur futur environnement de travail lors des visites. En outre, il est également important de tenir compte du trajet domicile-travail des salariés, pour réussir un transfert de bureaux de votre entreprise. 

Vous devez réaliser une étude selon leurs adresses avant d’opter pour une zone géographique spécifique. Il existe pour cela des solutions sur internet pour vous guider à choisir l’emplacement idéal. Dans la mesure où vous pensez aménager de nouveaux équipements ou installer de nouveaux logiciels à l’occasion du dérangement de l’entreprise, il est requis d’organiser des formations d’initiation.

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