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Comment choisir un destructeur de documents ?

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Les supports d’information matériels en papier sont de plus en plus remplacés par des fichiers informatiques à l’image du dossier médical. Si notre société tend vers « un bureau sans papier », la dématérialisation est loin d’être totale et au quotidien, la gestion des documents papier est encore importante. Papiers qui doivent alors être éliminés en fonction de leur contenu et ne doivent pas tous rejoindre le bac de tri dans leur intégralité. C’est le cas notamment des documents qui contiennent des données personnelles, des données confidentielles comme des copies de fiches de paye, des devis, des jugements, des dossiers médicaux, des attestations d’assurance ou encore des factures notamment, qui doivent être détruit avant d’être jeté. De par leur nature sensible, il devient alors nécessaire de s’équiper d’un destructeur de documents. D’ailleurs, depuis l’arrivée du Règlement européen Général sur la Protection des Données, cela est devenu incontournable depuis 2018. Dès lors, quelles sont les astuces pour s’équiper d’un destructeur, d’une déchiqueteuse de documents ?

Les astuces pour choisir un destructeur de documents

Le destructeur de documents IDEAL repose sur un mécanisme simple : un système de découpe s’actionne de manière manuelle ou électrique transforme alors en lamelles ou en confettis les documents. Mais malgré cette simplicité de fonctionnement, le choix d’un modèle ne l’est pas.

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Les normes

Les destructeurs sont classĂ©s selon une norme – la norme DIN 66399 – qui dĂ©finit les niveaux de sĂ©curitĂ© de destruction. Il existe trois classes de sĂ©curitĂ©. La classe 1 correspond au niveau de sĂ©curitĂ© normal, la largeur de dĂ©coupe est alors de 12 millimètres au minimum. La classe 2 correspond Ă  un niveau de sĂ©curitĂ© Ă©levĂ© qui permet de dĂ©truire les documents qui reprĂ©sentent un risque pour l’entreprise ou l’individu. Les feuilles de papier sont alors dĂ©truites avec des largeurs de bandes de 6 mm maximum. Pour finir, la classe 3 reprĂ©sente la protection la plus Ă©levĂ©e : la largeur de bandes atteignant les 2 millimètres. DĂ©pendamment de l’usage, mieux vaut s’orienter vers l’un ou l’autre des niveaux de sĂ©curitĂ© pour ajuster la destruction au niveau de sĂ©curitĂ© nĂ©cessaire. Plus la dĂ©coupe sera fine, moins il sera facile de reconstituer le document. Certains modèles proposent une « coupe torsadĂ©e » ou « croisĂ©e », ce qui rend la tâche de reconstruction plus compliquĂ©e. 

Le volume de documents

Autre critère et non des moindres, le volume de documents à détruire. Entre une utilisation occasionnelle ou une procédure quotidienne de destruction à grand volume, mieux vaut bien s’équiper en amont. Il est donc important de vérifier la contenance du destructeur de documents en termes de feuilles qui peuvent être détruits en même temps, mais aussi de réceptacle pour éviter de devoir le vider trop fréquemment. Les plus petits modèles peuvent aller jusqu’à 20 feuilles par jour et d’autres jusqu’à 1 000 feuilles. Certains destructeurs peuvent accepter 1 feuille à la fois et d’autres jusqu’à 50, de quoi gagner du temps en fonction des situations.  

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Les autres critères

La gamme de destructeurs de documents est assez large. S’il est important de porter une attention particulière à la classe, au nombre de feuilles en simultanées qui peuvent être détruites, mais aussi à la capacité de la corbeille, d’autres critères de choix sont importants. C’est le cas du mécanisme – manuel ou électrique – de la coupe des feuilles, de la présence d’un mécanisme de sécurité ou non, de la présence d’un système anti-bourrage ou encore du bruit émis. 

Pour finir, il est important de sensibiliser ses employés à la gestion des documents. Qu’il s’agisse de la gestion optimale des archives ou de la destruction des documents, mieux vaut mener régulièrement des campagnes d’information auprès de ses employés. 

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Nouvelle journaliste chez The Inquirer, adepte des jeux vidéos, et de la pâtisserie dans la vie de tous les jours, je vous partage ici mes actualités que je juge importantes de relayer !