10 points clefs pour réussir un événement de lancement

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10 points clefs pour réussir un événement de lancement

Contre toute attente, la réussite de votre événement de lancement impactera grandement l’image de votre entreprise. On vous présente les 10 points clefs à retenir pour réussir votre événement de lancement.

1 – Trouver un lieu approprié

Pour marquer les esprits, votre lieu de réception doit être inspirant, insolite, prestigieux et innovant. Autre point crucial, il doit être facilement accessible pour tous et doit pouvoir recevoir l’intégralité de vos invités.

Il est donc préférable d’effectuer une visite physique en amont de l’événement pour pouvoir poser des questions essentielles en ce qui concerne les modalités d’annulation, de sécurité, le choix de la musique, le choix du traiteur et de la connexion internet disponible sur le lieu, une demande de plus en plus fréquente.

Rien de mieux qu’une première visite pour se forger une opinion du potentiel du lieu, car les photos peuvent parfois être trompeuses dans un sens comme dans l’autre ! Il est aussi important que votre lieu bénéficie d’une assurance en cas de détérioration. (Voici des infos utiles concernant l’organisation d’événement)

2 – Préparer une liste d’invités

Il est important d’identifier le public concerné par votre événement. N’hésitez pas à inviter plus de personnes que de places disponibles, car il faut nécessairement s’attendre à des refus. Une salle à moitié pleine peut donner l’impression que l’événement n’a pas rencontré beaucoup de succès et ternir son image. Il est aussi crucial d’inviter des personnalités marquantes pour plus facilement faire parler de votre événement, ces influenceurs seront d’ailleurs vos principaux relais.

3 – Choisir la bonne date et la bonne heure

Avant de décider de la date de votre événement, renseignez-vous en amont pour voir s’il n’y a pas un autre événement prévu en même temps que le vôtre. L’effet de cannibalisation n’est profitable pour personne.

Pour vous renseigner, vous avez la possibilité de contacter les blogueurs et journalistes de la région. En ce qui concerne le jour de la semaine, il est préférable d’éviter de programmer votre évènement un lundi et un vendredi qui sont deux jours de la semaine très proches du Week end, par contre il est conseillé de profiter de ces deux jours pour relancer votre public.

Pour finir, l’horaire prévu pour votre événement dépendra du public que vous souhaitez faire venir, le matin sera dédié aux journalistes qui pourront par la suite écrire un article dans la journée et le soir dédié aux blogueurs, influenceurs, clients et partenaires.

4 – Choisir le moment idéal pour le lancer

L’annonce d’un événement de lancement ne doit pas être diluée dans le temps, il est donc préférable de prévenir par mail environ deux mois à l’avance pour permettre aux invités de bloquer leur date et de relancer un mois à l’avance pour demander une confirmation de présence. Selon le type d’événement, vous pouvez également prévoir un teasing pour ‘’ faire monter la sauce ‘’ progressivement.

5 – Médiatiser l’événement

La médiatisation d’un événement de lancement est une étape essentielle. Il faut s’adapter aux différents médias pour bien atteindre le bon public et surtout lui donner envie de venir. Si votre événement vise le grand public, l’usage des réseaux sociaux est donc incontournable. En particulier Facebook qui permet de créer des événements.

6 – Jouer à fond dans la scénarisation

Il est important pour vous de mettre en place un thème et une scénographie marquante pour permettre à votre événement de rester dans les mémoires et de lui donner une touche d’originalité.

7 – Dynamiser votre évènement

Pensez à prévoir des temps forts pour rythmer et donner vie à votre événement. Évitez les discours trop longs pour ne pas perdre l’attention de votre public. Différents formats tels que des conférences, tables rondes ou encore speed recruiting sont les bienvenus

8 – Garder le contact avec les invités après votre événement

Une fois l’événement passé, ne commettez pas l’erreur de l’oublier. Il est important pour vous de garder contact avec vos invités pour obtenir un feedback de votre événement et donc juger la réussite de celui-ci, ainsi que connaître les axes d’amélioration pour le suivant.

9 – Etre attentif à son public

Il est important pour vous, lors de votre événement de lancement, de vous rapprocher de vote public et de régulièrement vous renseigner sur son bien-être. Un public à l’aise qui profite de votre événement ne pourra parler qu’en bien de votre événement et en divulguer une bonne image.

10 – Prévoir un plan B

Prévoir un lieu et des activités ou animations de secours en cas d’annulation d’un conférencier ou de problème au niveau de la météo si le lieu prévu est en extérieur.

En suivant ces 10 étapes, vous avez toutes les chances d’organiser un événement qui restera gravé dans les mémoires !

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